ÖRNEK OLAY ÇÖZÜMLEMESİ (VAKA ANALİZİ)

ÖRNEK OLAY ÇÖZÜMLEMESİ (VAKA ANALİZİ)

1. Örnek Olay Çalışmasının Tanımı

2. Örnek Olay Çalışmasının Amaçları

3. Örnek Olay Çözümünde Dikkat Edilmesi Gereken Konular

4. Örnek Olayın Çözülmesi Aşamaları

5. Örnek Olay Analizinde Kaçınılması Gereken Hatalar

6. Örnek Olay Çözümünün Sözlü ve/veya Yazılı Olarak İfade Edilmesi

7. Örnek Olay Çalışmasından Kaçınma Nedenleri

*BU ÇALIŞMA YAŞAR SUCU’NUN ÖRNEK OLAY ÇÖZÜMLEMESİ VE STRATEJİK YÖNETİM DERS NOTLARININ 1.BÖLÜMÜNDEN OLDUĞU GİBİ ALINMIŞTIR.

Öğrenmenin en etkili yolu gerçek yaşamda yer alarak kararlar oluşturmak, bu kararların yol açtığı sonuçlar ile ilgilenmek, yaşanılan yanlışlıklardan ders almaktır. Deneyimle kazanılan öğrenme işinin yerini hiç bir şey tutamaz. Her ne kadar isimleri değiştirilse de gerçek durumları temel alan örnek olaylar, deneyimle kaybedecek zaman lüksüne sahip olmadığımızdan, gerçek yaşam koşullarını simule etmemize olanak sağlarlar. Örnek olaylar bir ölçüde, yukarıdaki deneyimi yapmanın yerini almaktadır (Wertheim, 1996)

Örnek olay çözümü konuya sistem yaklaşımı temelinde yaklaşmayı gerektirmektedir. Her bir durumun diğerinden farklı olması  (bileşenlerin, bileşenler arasındaki ilişkilerin), incelenen konunun kendine özgü tanımını, ilgili tanıları ve önceden gerçekleşmiş eylemlerin değerlendirilmesini gerektirir. Bu konuda özellikle bilinmesi gereken bir nokta, bir çok yönetim sorununda hazır yapılı yanıtların bulunmadığı gerçeğidir.

1. Örnek Olay Çalışmasının Tanımı

Örnek olaylar, bir sistemin belirli bir zaman aralığındaki yazılı tanımına karşılık gelmektedirler ve gerçek sistemlerden elde edilen bilgilerden oluşturulurlar. Yöneticilerin günlük örgütsel yaşantılarında karşı karşıya kaldıkları baskıları ve dikkat edilmesi gereken noktaları yansıtırlar.

Örnek olay incelemesi tepe yöneticilerin bakış açısı ile oluşturulan stratejik kararların bütünleştirilmesi (bir araya getirilmesi) çabalarındaki karmaşıklığı anlamada yardımcı olmak üzere çok yaygın bir biçimde kullanılan bir metottur (Jauch ve Guleck, 1988, s.403).

2. Örnek Olay ÇalışmasınınAmaçları

Kuramların gerçek durumlara nasıl uygulanabileceği ve gerçek problemlerin nasıl çözülebileceğinin öğrenilmesi sürecinde etkin bir yöntem olan örnek olay çalışmasının amaçları şunlardır (Sharplin, 1985, s.189-190;  Jauch ve Guleck, 1988, s.403-405):

1. Öğrenim sürecinde edinilen kuramsal bilgiyi uygulamada yönetime aktarabilme yeteneğini geliştirmektir. Burada, yönetim işinin benzeşim modelleri aracılığıyla gerçekleştirilmesi söz konusudur. Bu yönüyle kısmen yaparak öğrenme süreciyle benzeşmektedir. Burada, kuramlar, kavramlar, öncül birikim ve kişisel deneyimin örnek olayın analizinin yanı sıra bu analizin gerektirdiği uygulamaların gerçekleştirilmesi sürecinde kullanılması söz konusudur.

2. Gerçekler, kavramlar ve teknikleri kullanma alışkanlığı kazandırarak problemleri belirleme, analiz etme, seçenekleri değerleme ve çalışabilir eylem planlarını formüle etme yeteneklerinin geliştirilmesi amaçlanmaktadır.

3. Örnek olay incelemesi aracılığıyla her hangi bir inceleme konusunda elde edilen tüm veriler içinde önemli olanların seçilmesi ile ilgili yeteneğin geliştirilmesi söz konusudur. Bilgi yığını içinde önemli olan bilgilerin önemli olmayan bilgilerden ayırt edilmesi önemlidir. Örnek olay çalışması bu konuda deneyim ve beceri kazanılmasını sağlayabilmektedir.

4. Örnek olay çalışması, çelişkilerin ve gerekliliklerin belirlenmesi yeteneğini kazandırmaktadır.

5. Kendi kendine eğitim süreci yaratarak, öğrencilere kendilerini eğitme yetenekleri kazandırılmaya çalışılmaktadır.

6. Sunulan ve tartışılan çok sayıda sistemin ve pozisyonun incelenmesi aracılığıyla, sistem içinde göreve başlandığında yapılacak işler ile ilgili değerleme ölçütü oluşturulması hedeflenmektedir.

7. Diğer çözüm önerileri ve görüşler aracılığıyla katılımcılığı, önerilerin savunulması yönüyle, iletişim ve ilişki kurma,  ikna etme yeteneğinin geliştirilmesi söz konusudur.

8. Yaratıcılık, bireysel karar verme yetkisi, takdir hakkı ve yargının denenmesi yeteneklerini geliştirir. Belirtilen bu konular, seçeneklerin belirlenmesinde, problemlere çözümler önermede, düşünceler ve değer yargıları ile nesnel bir şekilde ilgilenilmesinde ve karar oluşturulmasında önem taşımaktadır. Bunlarında ötesinde geleceğe yönelik önerilerde bulunulmasında ağırlıklı önem taşımaktadır.

9. Bir laboratuar gibi düşünülen örnek olay çalışması sürecinde yer alanların bakış açılarının genişletilmesi ve düzeltilmesi söz konusudur.

Farklı bir anlatımla, örnek olay çözümlemesi kullanılarak (Edge ve Coleman, 1981, s.5-7; bahseden Wertheim, 1996):

1. yeterli olmayan bilgi kullanarak belirsiz, yapılandırılmamış koşullar hakkında (veya karmaşık olaylarda) açık düşünebilme yeteneğinin,

2. kabul edilebilir, tutarlı, yaratıcı eylem planları önerebilme yeteneğinin,

3. sayısal araçları (oranları, endeksleri, trendleri, grafikleri, tabloları vb. istatistiksel çıktıları) uygulama yeteneğinin,

4. bilginin önemini kavrama ve eksik bilginin yaşamsal öneminin farkına varma ve bunları tanımlayabilme yeteneğinin,

5. her gün kullanılan değerler ve amaçlar, varsayımlar ve tam modelleri tanımlayabilme yeteneğinin,

6. grup içinde sözlü iletişim kurma yeteneğinin,

7. açık, güçlü, etkili, güvenilir rapor yazabilme yeteneğinin,

8. kariyer gelişimine kılavuzluk etme yeteneğinin,

9. kişisel değerleri ve yargıları örgütsel kararlara aktarma ve dolayısıyla eylem yeteneklerinin,

10. bireyin kendisinin ve diğerlerinin davranışsal çıktılarını öngörme yeteneğinin  geliştirilmesi  hedeflenmektedir.

3. Örnek Olay Çözümünde Dikkat Edilmesi Gereken Konular

Örnek olaylar, gerçek durumlara benzer şekilde, kısmen düzenli, belirsiz, çelişkili görünen ve kabul edilebilir şekilde yapılandırılmamış gerçekler, fikirler, yargılar ve bilgi parçalarından oluşan verilerin kullanılmasını gerektirir. Bu süreçte, seçici olunması birlikte taşıdığı yanlışlıklar nedeniyle,  yukarıda belirtilen verilerin bir kısmı gereği şekilde kullanılamayacağı gibi göz önüne de alınılamayabiliniz. Gerçek yaşantıda olduğu gibi, bireyler burada da verileri aynı şekillerde kullanmazlar ve bu nedenle de aynı yargılara sahip olmazlar. Gerçek verilere dayalı oluşturulan örnek olaylar aracılığıyla öğrenme şekli, pratik ve gerçekçi olmasının yanı sıra şaşırtıcı ve sıkıcıda olabilir (Wertheim, 1996).

Örnek olay çözümünde, bir çok çözümleyicinin eğilimi, yöneticilerde olduğu gibi, karar oluşturma işlemini, mevcut bilginin niceliği ve niteliği tatmin edici olana kadar ertelemektir. Böyle bir zamana asla ulaşılamaz fakat bu arada yönetici karar oluşturmak durumundadır. İyi bir çözümleyici, en iyi kararı bu koşullar altında alabilmelidir. Bazı durumlarda bilinmeyenlerle ilgili varsayımlarda bulunmak, bazı durumlarda bilinmeyenleri göz ardı etmek gerekebilir.

Çözümleyici, tam bir örnek olaya sahip olamaz. Ayrıca çözümleme yapmak için gerekli olan çok aşırı bilgi miktarı örnek olayı okumak için çok uzun, incelemek için çok ayrıntılı hale getirir. Bu başka bir çözümleme sorunu oluşturur.

Örnek olay çözümlemeye çalışan pek çok kişi örnekte yeterli bilginin olmadığını, dolayısıyla örnek olayı çözümleyemeyeceğini belirtir, benzeri durum, çözümleyicinin örnek olayı bir öykü veya masal gibi görmesi şeklinde de gerçekleşir.

Bir yönüyle sorunun farkına bile varılmaması, öbür yandan sorun bulunamaması söz konusudur. Gerçek yaşamda, yönetici bazı bilgilere sahip değildir, bazı bilgiler mevcut değildir, bazı bilgiler ise zamanında kendisine ulaşamaz, bazı bilgilere ise bilginin yüksek maliyeti nedeniyle asla sahip olunamamaktadır. Dolayısıyla karar oluşturma durumunda olan yönetici, sahip olduğu bilgileri ve bilinmeyenler hakkında uygun varsayımları kullanarak karar oluşturur. Örnek olay çözümleyicide aynı şeyleri yapmalıdır.

Eğer bir örnek olay çözümleyiciye yeterli bilgi sunuyorsa, çözümleyici yöneticinin karşı karşıya kaldığı önemli unsurları belirleyebilir. Yeterli bilginin olmadığı durumlarda ise yönetici rolünü oynayarak konulara açıklık kazandırmaya çalışır.

Yöneticiler bilgi bombardımanı altında bulunurlar. Bu bilgilerden bazıları ilgili, bazıları kısmen ilgili bazıları da ilgisizdirler. Aynı durum örnek olay içinde söz konusudur. Gerçekte, bir çok örnek olay, yetersiz bilgi içermekten çok, çok fazla bilgi içermektedir. Örnek olayın yazarı, bazı bilgileri dolgu malzemesi olarak örnek olaya dahil etmiş olabilir. Ayrıca, örnek olayda, zaman zaman çatışan (bir birleriyle çelişen) deliller ve düşüncelerle karşı karşıya kalabilirsiniz, bu nedenle belirsizlikle ilgilenmeyi, örnek olaydaki özellikli önem taşıyan konularla önemsizleri bir birinden ayrıştırmak oldukça önemlidir.

4. Örnek Olayın Çözülmesi Aşamaları

Örnek olayla ilgilenenler, her şeyi insanların yaptıklarını bilerek, örnek olay çözümü ile uğraşırlarken kendilerini, örnek olayda konu edilen bireylerin yerine koymalı, incelemelerinde ve önerilerinde onların bakış açıları ile olayı incelemelidirler. Bir örnek olayın çözülmesi sürecinde, şu aşamaların varlığı söz konusudur (Certo ve Peter, 1991, s.334-343; Whelen ve Hunger, 1992, s.401-420; Jauch ve Guleck, 1988, s.407-414):

Mevcut durumun analizi, problemin ve onun temel unsurlarının

tanımlanması, problemin nedenlerinin belirlenmesi,

Alternatif hareket biçimlerinin (seçeneklerin) formülasyonu

Seçeneklerin değerlendirilmesi ve kıyaslanması,

Problemi çözecek seçeneğin seçimi ve uygulanır hale getirilmesi,

4.1. Mevcut durumun analizi, problemin ve onun temel unsurlarının tanımlanması, problemin nedenlerinin belirlenmesi,

Bu aşamada, öncelikle, örnek olay çabucak (hızlı bir şekilde) okunmalı ve içeriği hakkında genel bilgi edinilmelidir. Bu aşamada gerekli görülürse, önemli olduğu düşünülen kısımların altı çizilmeli ve not alınmalıdır.

Ondan sonra, örnek olay yeniden okunularak, olayın gerekleri,  temel ve tali sorunun ne olduğu belirlenmeli ve daha sonrada onların nasıl analiz edileceği konusunda düşünceler bir yere yazılmalıdır.

Örnek olay tekrar tekrar okunmalı, ayrıntılarla ilgilenilmelidir. Ardından, stratejik yönetim aşamaları ile ilgili ayrıntılı incelemelerde bulunulmalı, örnek olaydaki veriler kullanılarak, örnek olaydaki örgütsel birimin misyonu, amaçları, davranış kalıpları stratejisi tanımlanmalı, temel sorun açıkça saptanmalı ve açıklanmalı; konu belirlenmeli, problem konusu veya konularının anlaşılması, bu anlatım biçiminde örnek olayda yer alan bireylerin önerileri saptanmalı ile ilgilenen bu aşamada, çevresel fırsat ve tehlikelerin neler olduğunu, incelenen sistemin güçlü ve zayıf taraflarının değişik bir söylemle stratejik avantajların neler olduğu belirlenmelidir. Bu verilerin dikkatli bir biçimde incelenmesini gerektiren bir işlemdir.

Bu noktada, çözümleyiciler kendilerini huzurlu ve rahat hissettiklerinde (ve rehber izin verdiğinde) konu değişik ilgilere ve alanlara sahip insanlarla  tartışılabilir. Bir grup olarak sorunla ilgilenilmesi, farklı bakış açılarından haberdar olunmasını sağlar. Bu aşamadan sonra gerçek analize hazır olursanız, içsel (dolaylı olarak geliştirilen) varsayımlarla  çözümünüzü inceleyebilirsiniz. Burada yeterli veriye sahip olmadığınız alanları uygun varsayımlarla doldurun ve onları dikkatli bir biçimde ifade edin.

Bu aşamada mevcut durum tanımlanmaya çalışılır. Dikkat edilmesi gereken konu, bu aşama, örgütün tarihinin veya örnek olay materyalinin yeniden yazılması olmadığıdır.

Mevcut durumun belirlenmesi şu açılardan önemlidir (Certo ve Peter, 1991):

Mevcut durumu açıkça anlamadığınız sürece hangi eylem şeklinin uygun olacağını belirlemeniz olanaksızdır. Durumun ne olduğunu bilmeden, durumu nasıl iyileştirebileceğiniz konusunda karar veremeyiz.

analizin bu aşamasının temel amacı, örnek olayda içerilen mevcut veya potansiyel problemin araştırılmasıdır.. Mevcut durumun bütün elemanları analiz edilerek, temel konuyu oluşturan problemler veya çelişkili durumlar ile ilgili deliller elde edilebilir.

bu aşamada,analizin hangi düzeyde yapılacağı belirlenir. Endüstri düzeyinde, örgütsel düzeyde, belirli bir bölüm, belirli bir yönetici veya özel bir stratejik karar düzeyinde mi çalışılacağı saptanır. Analiz düzeyinin belirlenmesi örnek olay analizinde oldukça önemlidir.

Her bir bileşenle ilgili analiz yapılırken sırayla genel çevre, iş çevresi ve iç çevre incelenmelidir. Çevre analizi sürecinde, analizci şu altı temel noktayı göz önünde bulundurmalıdır (Certo ve Peter, 1991):

İlgili bilgiyi gereksiz bilgiden ayırt edebilmek için, analizin çok dikkatli yapılması gereklidir. Benzer şekilde hangi bilginin önemli hangisinin önemsiz olduğuna yani ihmal edileceğine karar verilmelidir.

mevcut veya potansiyel problemlerin kendileri ile problemlerin belirtileri arasındaki farklılığı belirlemek oldukça önemlidir. Problemin belirtileri problemin göstergesi olup problem değillerdir. Örneğin,bir satış bölgesinde satışların düşmesi, bir problemin belirtisidir. Problem satışlardaki azalmanın ana nedenidir.

-mevcut durumun kaydedilmesinde, gerçekler ile düşünceler arasındaki farklılıklar akıllıca analiz edilmelidir. Gerçekler nesnel açıklamalardır, düşünceler gerçeklerin veya durumların özel yorumlarıdır.

-durumsal analiz gerçekleştirilirken, örnek olay ile ilgili dışardan ek bilgi toplamak yararlı olacaktır. İkincil kaynaklardan ek bilgi elde edilebilir. Burada gözden kaçırılmaması gereken en önemli konu asıl problemin örnek olayın içinde olduğu, analizi yapanın onu tanıması için dışardan bilgiye gereksinimi olmadığıdır. Dışardan bilgi, problemin bir çerçeveye oturtulmasında ve analizin desteklenmesinde önemlidir.

-örnek olayda içerilen bilginin ne kadar olduğuna ve ne kadar ek bilgi toplanıldığına bakmaksızın, analizci, mevcut durumu tamamıyla karakterize edemiyorsa (tanımlayamıyorsa), bu noktada varsayımlarda bulunmalıdır. Açıkça, çok farklı araştırmacılar çok farklı varsayımlarda bulunabileceklerinden, varsayımlar açıkça ifade edilmelidir. Araştırmacı bu varsayımları neden yaptığını ve bunların neden gerekli olduğu konusunda (uygunlukları ve gereklilikleri) yeterli bilgiye sahip olmalıdır.

-Araştırmacı, çevresel analizin belirli bir yönünün örnek olayda yeterli olmadığı sonucuna varırsa, onu açıkça belirtmelidir. Araştırmacı bilginin yönünü ve kapsamını (her bir çevresel bileşene uyum sağlayacak şekilde) genişletmekten kaçınmalıdır.

-Çevre analizi mevcut durumun anlaşılmasında oldukça faydalıdır. Onun birincil amacı, araştırmacıya temel problemleri veya konuları tanımasında yardımcı olmaktır. Değişik bir anlatımla, örnek olaydaki durumla optimal durum arasındaki uyumsuzlukları kıyaslamada ışık tutacak bilgileri edinmesini sağlamaktır. Optimal durum, gerçekleştirilen faaliyetlerin, yönetim mantığı ve ilkeleri ile uyumlu bir biçimde gerçekleştirilmesi durumudur. Örneğin hedeflerin doğru belirlendiği bir durumda strateji bu hedeflere uygun belirlenmemiş olabilir, bunun yol açacağı sapmalar, önemli bir yönetsel sorun olarak görülebilir.

Anlamlı bir örnek olay çalışmasında, problemin ve onun önemli unsurlarının tanımlanması ve kaydedilmesi oldukça önemlidir. Açıkça, eğer problemin kökü belirlenmez, ortaya konmaz ve anlaşılmaz ise, örnek olay analizi anahtar konular üzerinde odaklanmaz ve bu çok anlamlı olmaz.

Bu aşamada, temel problemi veya ilgilenilmesi gereken konu ile ilgili, şöyle bir çalışma kağıda dökülebilir:

Problemin veya konunun (sorunlar olabileceği gibi fırsatlarda olabilir) tanımı:………………………..

(Bunun temel problem veya konu olduğu ile ilgili deliller)

Gerçekler……………………………………

Problemin diğer etkileri ve belirtileri………

Düşünceler………………………………….

Varsayımlar (sayıltılar)………………………

4.2. Alternatif hareket biçimlerinin (seçeneklerin) formülasyonu

Başlıca fırsatlar ve sorunlar ile ilgili listede bulunanları önem sırasına göre sıralayarak alternatif stratejiler hazırlayın. Önceki çözümlemelerinizi kullanarak uygulanabilir seçeneklerinizin avantaj ve dezavantajlarını sıralayın. Bunların incelediğiniz sistemin diğer bileşenlerini ve üst-alt sistemlerini nasıl etkilediğini, diğer değişkenleri nasıl etkilediğini tartışın.

Bu aşama, analizin bir önceki aşamasında tanımlanan sorun (veya sorunların) çözümü için nelerin yapılabileceği ile ilgilidir. Problemi çözebilecek çok sayıda yol bulunabilir. Seçenek geliştirme yöntemleri aracılığıyla (yapılabildiği-olabildiği kadarıyla) alternatifler geliştirilir ve ondan sonra çalışabilecek, uygulanabilecek durumda olan seçeneklerden oluşan bir liste hazırlanabilir. Bir diğer yaklaşım, her bir seçeneğin geliştirildikçe gözlenmesi ve ilerideki değerlemeler ve kıyaslamalar için konulması önceden belirlenen uygunluk ölçütleri karşısındaki niteliğinin tartışılmasıdır. Alternatiflerin geliştirilmesinde hangi yöntemlerin kullanıldığına bakılmaksızın, oluşturulan final listesi yalnızca üç veya dört en iyi çözüm önerisini içermelidir.

4.3. Seçeneklerin değerlendirilmesi ve kıyaslanması,

Uygulanabilir seçenekler belirlendikten sonra, araştırmacı onları güçlü ve zayıf yönleriyle, avantaj ve dezavantajlarıyla değerlendirmelidir.

Seçenekler değerlendirilirken, doğruluğu herkes tarafından kabul edilen veya değişik bir anlatımla geçerliği denmiş bulunan gerçek öncüller ile; doğruluğu kişiden kişiye değişen, olması gerekeni tanımlayan değer ölçütleri kullanılır. Yöneticiler bu aşamada nesnel ölçülere ağırlık verirken, değer  öncüllerinden de  bilinçli   olarak (eğilim olasılıklarını göz önünde anlayıp göz önünde bulundurarak) yararlanabilmektedir.

Seçenekler değerlendirilirken, neden-sonuç ilişkileri saptanır. Bu işlem farklı ortamlarda yapıldığından faklı nitelikler taşıyabilir. Örneğin; karar, belirlilik ortamında farklı, belirsizlik ortamında farklı, risk ortamında daha farklı olarak oluşturulur.

Bilgi ve öngörülerle elde edilen verilerin işlenmesi, seçeneklerin düzene sokulması, örgütlenmesi süreci niteliği de taşıyan bu aşamada,

a. olası tüm seçeneklerin avantaj ve dezavantajları,

b. her bir seçeneğin ne ölçüde yeterli bir çözüm olabileceği veya amaçları gerçekleştirmede ne ölçüde etkili olabileceği belirlenmeye çalışılmaktadır (Scanlan ve Keys, 1983,s.94).

Etkinlik-verimlilik

üretkenlik-üretimde artış

harcamaların kısılması-maliyet tasarrufu

satışların-karın artması

zaman

kullanılan  kaynaklar

bu aşamada göz önünde bulundurulurlar.

4.4. Problemi çözecek seçeneğin seçimi ve uygulanır hale getirilmesi,

Seçenekler, sorunlar ve fırsatlardan hareketle incelenmeli, içsel ve dışsal unsurlar temelinde, strateji oluşturanın değerlerini yansıtacak ve kuruluşun hedeflerini karşılayacak en uygun seçenek belirlenmelidir.

Seçeneklerin değerlendirilmesi sürecinde, seçenekler uygunlukları (etkinlik,maliyet, zaman vb.) bakımlarından derecelendirilirler. Bu aşamada yönetici, amaçlara uygun olarak bunlardan en uygun olanını seçer veya seçenekler arasında iyi bir bileşim oluşturabilir, bununda ötesinde yaratıcı olarak bu seçenekleri yeni çözümler geliştirecek şekilde kullanabilir. Bu seçim sürecinde, yöneticinin bilgi ve uzmanlık alanı dışında kalan konularda danışmanlarından yararlanmaları gerekebilir. Tosun (1986, s.180), yöneticilerin bu durumlarda, yöneticilerin yardım almaktan kaçınmamaları gerektiğini belirtmektedir.

Özalp (T.Y.,s.481), en uygun seçeneğin belirlenmesi sırasında şu soruların yanıtlanmasının yararlı olacağını belirtmektedir;

a. Karar saptanan amaçlara yararlı oluyor mu ?

b. Karar verme örgütün bütün olanaklarının kullanılmasını sağlıyor mu?

c. Karar en yüksek ekonomik etkinliği sağlayabilecek mi ?

d. Karar vermek eyleme geçmek için yeterli olabiliyor mu ?

e. Karar verme planlama işlevine yardımcı olabiliyor mu ?

Seçeneklerin değerlendirilmesi sürecindeki çabaların ürünleri işlendikçe, olaylar arasındaki ilişkiler daha çok aydınlanır. Genel sonuç ve varsayımlara ulaşılan bu aşamada yaratıcılığın rolü oldukça önemlidir. Bir düşüncenin oluşturulması, yaratma yetenek ve ustalığı kendisini bu aşamada gösterir (Tosun,1978, s.182).

Bu aşamada, kararın son bir kez gözden geçirilerek, uygulanabilirliği konusundaki endişelerin giderilmesi ve uygulayıcıların hazırlanması oldukça önemlidir. Önerilen davranış biçiminin örgüt tarafından nasıl uygulanabileceğine açıklık kazandırılmalıdır.

Ulaşılan kararın gözden geçirildiği; üzerinde (gerekli görüldüğünde) düzeltmeler yapıldığı; uygulanması durumunda nasıl bir sonuç üretebileceği konusunda öngörülerde bulunulduğu, kararın somutlaştırılmaya çalışıldığı süreçtir. İyi karar oluşturma ile bu kararları eylem planlarına dönüştürmek veya bir problemin çözümünde etkin bir biçimde kullanmak farklı şeylerdir. Her karar onu uygulamaya aktaracak ayrıntıları ve gerekli işlemleri içeren iyi tanımlanmış planları gerekli kılar. Burada, kararı uygulamaya aktarmanın teknik ve insana özgü yönlerine dikkat edilmesi gerektiği vurgulanmaktadır.

Yeni sorunlara yol açmayacak (veya en az sorun çıkaracak), problemi en iyi biçimde çözecek seçeneğin seçilmesi sonucu açıklanırken, bunun niçin en uygun çözüm olarak görüldüğü ve uygulamaya aktarım planı ayrıntılı bir biçimde açıklanmalıdır.

5. Örnek Olay Analizinde Kaçınılması Gereken Hatalar

Örnek olay analizinde kaçınılması gereken hatalar şunlardır (Certo ve Peter, 1991, s.343-348):

Problemin yeterince tanımlanmaması,

Hazır yanıtlar aranması (önceki olaylar ve örnek olay çözümlerinin yanıtlarının kullanılması)

Örnek olaylarla ilgili olmayan varsayımlarda bulunulması

Yeterli bilgiye sahip olunmaması,

Genellemelere dayanılması veya genellemelerin temel alınması,

Farklı koşulların göz önüne alınması, ve konuyla ilgili olmayan bu koşullara göre çözümlemeler yapılması,

Dar bir bakış açısıyla, tek yönlü olarak konunun incelenmesi,

Gerçekçi olmayan çözümlerin önerilmesi,

Her şeyin tek bir şekilde yapılacağı yanılgısına düşülmesi,

Araştırma yapılması veya danışmanlık hizmeti alınması gerektiği şeklinde öneride bulunmak,

Örnek olay materyalinin yeniden tartışılması ve farklı şekilde yeniden ortaya konması,

Düşünme eyleminden kaçınılması,

Ümitsizliğe düşülmesi.

6. Örnek Olay Çözümünün Sözlü ve/veya Yazılı Olarak İfade Edilmesi

Bu aşama sunum için yapılan çalışmaları içerir. Bu çalışmalar sürecinde kullanmanız gereken araçları belirleyin, anlatımınıza açıklık kazandırmaya gayret edin, örnek olayın bir tek yanıtının olmadığının farkında olun, kendinize güvenin ve asla yeterli olmadığınız şeklinde bir açıklama yapmayın.

Yazılı örnek olay raporu şu şekilde sunulabilir (Certo ve Peter, 1991, s.348-351):

Başlık sayfası

İçerikler tablosu

Giriş

Çevre analizi

genel giriş

iş çevresi

iç çevre

varsayımlar

Problem tanımı

1. Ana problem ve kanıtlar

2. Ana problem ve kanıtlar

3. Ana problem ve kanıtlar

Alternatif hareket biçimleri

1. Alternatifin tanımı

güçlü tarafları

zayıf tarafları

2. Alternatifin tanımı

güçlü yanları

zayıf yanları

3. Alternatifin tanımı

güçlü yanları

zayıf yanları

Seçilen alternatif ve uygulama

Seçilen alternatifin yargılanması

Uygulamanın gereklilikleri -özellikleri ve yargılanması

Analizin özeti

Referanslar

Teknik ekler

finansal oranlar

diğer teknik bilgi

Sözlü sunumlarda yapılması gerekenler şunlardır (Jauch ve Guleck, 1988, s.414-417):

Dinleyicilerin tanımlanması,

Tam bir outline hazırlanması,

Destekleyici ayrıntıların hazırlanması,

Kullanılacak görsel araçların hazırlanması,

Konunun tanıtılması,

Konunun açık ve güvenli bir şekilde aktarılması,

Sonucun doğal olarak vurgulanması (raporun ana hatlarının kısaca belirtilmesi ve ulaşılan çözümün kısaca açıklanması),

Sorulara olumlu karşılıklar verilmesi (saldırgan ve düşmanca atakların beklenmesi ve bunlara hazırlıklı olunması, karşılık verirken acele  edilmemesi, sorulan sorunun tüm boyutları ile görülmeye çalışılması),

-soruya verilen yanıt genişletilmemeli, doğrudan muhatap olunulmalı ve yanıtlanmalı,

-yanıt bilinmiyorsa, blöf yapılmamalı, bir kenarda bırakılmalı,

-doğrudan karşılıklı konuşmaktan kaçınılmamalı, soruya başka bir soruyla karşılık verilebileceği gibi, soru soranların ilgili konudaki  görüşleri istenebilir bu verilecek karşılığın doyurucu olması için gerekli  olabilir.

Dinleme işleminin etkin bir şekilde yapılması, bu sorulanların doğru bir biçimde kavranabilmesi açısından önem taşımaktadır.

Üzerine gidilmesi. Öne sürülenlerle ilgili savunmacı bir pozisyon alınmalı ve destekleyici olunmalıdır. Atak davranmanın bazı riskleri  bulunduğunun farkında olunulmalıdır. Eleştiriden korkulmamalıdır.

Konuşmacı, tartışılan konuda, aynı gerçeklere dayalı olarak farklı pozisyonlar oluşturulabileceğini kabul etmelidir.

7. Örnek Olay Çalışmasından Kaçınma Nedenleri

Örnek olay çalışması analitik yeteneklerin testi, keskinleştirilmesi ve geliştirilmesine fırsat sağlar. Buna karşılık, örnek olay çalışması ile öğrenme sürecinin ilk aşamasında katılımcılar pek hoşnut olmazlar. Bu hoşnutsuzluğun nedenleri şunlardır (Sharplin, 1985; Edge ve Coleman, 1981, s.10-12):

Örnek olayın en iyi tek bir yanıtı yoktur.

Bilgiler karmaşık, çelişkili, zıt ve karışıktır.

Konu belirtilmemiştir.

Bilgi gereğinden fazla ve ilgili değildir.

Öğretici örnek olayı çözmez.

Örnek olay öğretimi yetersizdir.

Not almak zordur.

Öğretici tartışmada yönlendirici değildir.